PARIS-SACLAY : La GMAO au service d’une éducation de pointe

Ouvert en 2020, le nouveau campus de l’ENS Paris-Saclay (École Normale Supérieure) s’étend sur plus de 100 000 m² ( 65 000 m de surface utile, 84 500 m² au total et 10 000 m² de jardin) et réunit des équipements scientifiques et des infrastructures de pointe. Dès la création du campus, l’école a choisi de gérer la maintenance de son parc sur la GMAO CARL Source Facility.

Maintenance universitaire : le modèle multisites de l’ENS Paris-Saclay

Grande école française, l’ENS Paris-Saclay forme chaque année plus de 400 étudiants aux métiers de la recherche et de l’enseignement supérieur, au sein de 11 départements, 12 laboratoires et 2 instituts de recherche.

La gestion de la maintenance est pilotée par l’équipe technique de l’Ecole qui compte 10 techniciens et par 3 prestataires clés (multi-technique, propreté, sécurité) qui assurent la maintenance des bâtiments et celle des 42 700 équipements scientifiques et techniques du Campus (presses hydrauliques, laboratoire L3, salle blanche ISO6, centrale à béton… ). En 2023, leur périmètre s’est élargi à la bibliothèque et la médiathèque de l’université (100 000 m2) inscrivant la maintenance dans une méthode de gestion multisites.

La solution CARL Source a été déployée sur le site de l’ENS en 6 mois seulement pendant lesquels les équipes CARL Software ont intégré les critères de criticité propres à l’école afin de garantir un traitement des demandes conforme aux engagements contractuels.

Paris-Saclay en chiffres

Equipe projet

Recrutement d’un ingénieur d’exploitation pour piloter le déploiement.

Formation DSI et responsables maintenance par les consultants CARL.

Formation de 25 utilisateurs internes.

« CARL Source me permet d’historiser la maintenance, de conduire des analyses, d’améliorer durablement la qualité de service et le fonctionnement des équipements ».
Jean Christophe Keller, Ingénieur en gestion exploitation maintenance.

CARL Source : une GMAO SaaS pour centraliser infrastructures, équipements, véhicules et stocks

Une implémentation progressive à l’ensemble du parc, en mobilité et en SaaS.

La force de CARL Source : centraliser sur une même base des équipements aux processus variés. Après les infrastructures et les équipements scientifiques, la GMAO a été étendue au parc de véhicules ainsi qu’au suivi des stocks de produits et déchets chimiques.

Résultat : un pilotage unifié, centralisé et un haut niveau de service pour les étudiants, ainsi que les collaboratrices et collaborateurs.

Déployée dès le lancement du projet, la mobilité CARL Touch est d’abord adoptée par les prestataires, puis par les techniciens et managers de l’ENS.
Les bénéfices sont rapidement identifiables :

Pour les managers : assignation simplifiée, suivi en temps réel, traçabilité renforcée.

Pour les techniciens : accès instantané aux interventions, à l’historique des équipements, suivi précis et clôture des tâches sur tablette.

2025 : passage au Saas et à CARL Flash, changement d’échelle.

En 2025, CARL Source migre en SaaS. Objectif : libérer la DSI de la gestion serveurs et déployer CARL Flash, l’application de signalements, sans contraindre les processus informatiques de l’école.

Résultat: plus de 300 utilisateurs (collaborateurs et prestataires) peuvent désormais signaler un dysfonctionnement en quelques clics.

Les bénéfices de CARL Flash –
Un signalement simplifié et intelligent

Hausse significative des signalements.

Meilleure qualité des informations (signalement enrichi par photo directement depuis le smartphone).

Visualisation claire de la criticité.

15 domaines structurés pour orienter rapidement chaque demande.

Création automatique du demandeur via son adresse e-mail.

Contrôle des profils par identification e-mail.

Suivi en temps réel : le demandeur est informé à chaque étape du traitement.

« Avec le SaaS et CARL Flash, nous avons fait le pari de l’autonomie, de la simplicité et de l’efficacité. Cela a été une petite révolution dans les usages : fini les canaux multiples et les procédures complexes. Place à un point d’entrée unique, simple et accessible. Pari réussi. » se réjouit JC Keller.

Bilan GMAO : amélioration de la performance et du pilotage de la maintenance

Le déploiement des solutions CARL a permis de structurer et d’optimiser en profondeur la gestion de la maintenance.

Mise en place de 1 600 gammes de maintenance préventive, structurant l’organisation des équipes et des prestataires.

Transmission automatique des demandes d’intervention aux techniciens et partenaires concernés.

Analyse annuelle des 6 400 interventions pour optimiser la gestion des équipements.

Gain de temps et amélioration de la réactivité grâce à CARL Touch et CARL Flash.

Utilisation d’un logiciel unique pour le suivi des équipements, infrastructures et parc véhicules.

Outil commun facilitant la coordination entre intervenants internes et prestataires.

Pilotage précis des contrats via des rapports KPI, RMA (nombre de prestations, respect des délais, suivi des retards en préventif et correctif).

Les bénéfices du SaaS

Migration prévue et tenue en 4 mois.

Traitement du spécifique parfaitement géré.

Migration transparente aux yeux des utilisateurs.

Arrêt de la GMAO seulement le temps d’une journée pour assurer le transfert des données.

Sécurisation des données.

Gain de temps de gestion.

Accompagnement de qualité par l’équipe CARL Software.

Notre logiciel de gestion technique du patrimoine immobilier CARL SOURCE Facility

CARL Source Facility est notre logiciel de gestion technique du patrimoine immobilier, des infrastructures et réseaux des entreprises du secteur tertiaire. Cette solution de Facility Management a été conçu en partenariat avec des acteurs majeurs du métier pour vous permettre d’optimiser la maintenance et l’exploitation de votre patrimoine immobilier. Notre gamme Facility vous offre la possibilité de maitriser celui-ci en garantissant la disponibilité des équipements et la sécurité du personnel, de suivre vos prestataires, piloter vos contrats et activités de maintenance en temps réel tout en conciliant qualité et maitrise budgétaire.

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3 bonnes pratiques recommandées par l’ENS Paris‑Saclay lors du déploiement d’une GMAO

Désigner un administrateur unique pour structurer les données et garantir des reportings fiables.

Investir dans la sensibilisation et l’accompagnement des équipes pour embarquer durablement les utilisateurs.

Centraliser dans la GMAO toutes les données maintenance, y compris celles des prestataires, afin de sécuriser l’historique.

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