Témoignage FIPOI : assurer la maintenance d’un important patrimoine immobilier

La FIPOI : à l’intention des Organisations internationales.

La Fondation des Immeubles Pour les Organisations Internationales (FIPOI) a pour but de mettre à disposition, dans le canton de Genève, des immeubles, des locaux et des infrastructures dans le domaine de l’immobilier et des conférences, à l’intention des Organisations internationales. La FIPOI est propriétaire d’un centre de congrès de 2 500 places et d’une vingtaine de bâtiments administratifs, cumulant un patrimoine immobilier de 1 Milliard de Francs Suisses, pour environ 150 000 m2. Afin de garantir les meilleures conditions de travail à ses clients et piloter les opérations de maintenance avec maîtrise, la FIPOI s’appuie sur sa solution de GMAO CARL Source Facility.

Digitaliser le process de maintenance

Avec la solution CARL Source Facility, la FIPOI fait le choix de la digitalisation de son activité de maintenance, une nécessité pour tracer, piloter sa maintenance et optimiser la qualité de ses services auprès des 200 organisations locataires des bâtiments et un taux d’occupation supérieur à 90 %. Ses objectifs :

Diminuer le temps de traitement administratif pour améliorer la réactivité des services techniques.

Instaurer des gammes de maintenance préventives et réglementaires.

Permettre aux locataires de signaler tout type de problème via une demande d’intervention effectuée depuis leur smatphone.

Moderniser les processus de maintenance pour les techniciens itinérants via une application mobile.

« Un logiciel GMAO pour assurer la maintenance d’un patrimoine immobilier d’un Milliard de Francs Suisses. »

La FIPOI : un projet au service d’organisations internationales

Le déploiement du logiciel de gestion technique de patrimoine CARL Source Facility

C’est en 2016 que la FIPOI lance son projet GMAO et choisit CARL Source Facility. Les données de 6000 locaux et 2500 équipements sont migrées sur la base CARL Source via l’outil d’import CARL Loader et les gammes de maintenance préventive sont définies en fonction des données constructeurs et des obligations contractuelles.

« L’importation des données s’est bien passée grâce à nos fichiers qui listaient préalablement l’ensemble des équipements et locaux et nous apprécions l’organisation de ces données sur les arborescences CARL Source » nous confie M. L’HOTE, chef de secteur technique au sein de la FIPOI. Les techniciens définissent l’ensemble des gammes de maintenance préventive.

La formation des équipes se déroule en 3 phases. Les responsables sont d’abord formés à l’utilisation et au paramétrage des solutions CARL, une vraie valeur ajoutée pour simplifier l’utilisation des solutions auprès de publics différents. Puis, les 14 techniciens itinérants prennent en main l’application mobile CARL Touch. Enfin, un tutoriel est créé pour aider l’ensemble des occupants à utiliser l’application de demandes d’interventions CARL Flash, depuis leurs smartphones ou leurs PC.

« Maintenant qu’on utilise CARL Source, on se demande comment on faisait auparavant ! »

Patrick Masiero, Technicien de maintenance

Les résultats sur le pilotage de la maintenance

Grâce à 750 licences CARL Flash, chaque locataire peut réaliser une demande d’intervention via l’application ou le lien disponible sur le site internet de la FIPOI. La demande sera réceptionnée sur l’application CARL Touch du responsable du bâtiment concerné qui en transfèrera la prise en charge. Cela permet un gain de temps important car la demande est directement envoyée aux techniciens le plus proche ou spécialisé dans ce domaine. Si la demande nécessite l’intervention d’un des prestataires sous contrat (450 contrats sous gestion CARL), un technicien de la FIPOI sera présent pour le guider et le contrôler avant de valider l’intervention dans CARL. Cela permet donc une traçabilité totale et la création d’indicateur de performance personnalisé. Selon M. L’Hote, « Notre réactivité moyenne dans la prise en charge est inférieure à 24h ».

Cette excellente performance est également dûe à la mise en place des gammes de maintenance préventive. 60% des 5000 interventions sont aujourd’hui de nature préventive ce qui permet de prévenir toutes sortes de pannes sur les équipements électriques de chauffage, de ventilation ou de climatisation. « Maintenant qu’on a cette solution, on se demande comment on faisait auparavant » nous confie un technicien de la fondation. Pour budgétiser et optimiser les coûts de son département de maintenance, la FIPOI créera prochainement un lien entre CARL Source Facility et son ERP Abacus.