Fonctionnalités

Optimiser la gestion des stocks

Vos pièces de rechange et consommables sont classés en familles arborescentes et rattachés aux équipements.

Chaque article dispose d’une fiche structurée : caractéristiques, comptes d’imputation, emplacements de stockage, conditions fournisseurs…

Les modes de gestion par lot et par élément sérialisé amènent un suivi qualitatif de certains types d’articles : lot constructeur, prise en compte des dates de péremption, échange d’organe matériel, suivi des réparables…

Réduire les coûts stocks

L’enregistrement des mouvements d’inventaires, de réservations, d’entrées / sorties, de transfert magasins… en relation avec les processus travaux et achat ajustent les quantités disponibles par magasin. Lorsque la quantité disponible atteint un seuil minimum, le réapprovisionnement s’enclenche. Pour plus de justesse, il tient compte des dates de réservation, des dates de livraison attendues et des délais de livraison fournisseur.

Maîtriser votre sous traitance

Différents modes de sollicitation des prestataires sont proposés : achat de prestations ponctuelles, souscription de contrats de services (garantie constructeur, ascenseurs, téléphonie, blanchisserie,…), négociation de marchés à tarifs prédéfinis.

En donnant à vos sous-traitants un accès contrôlé à l’application, vous améliorez le formalisme et la qualité des échanges.

CARL Source offre tous les moyens pour mesurer le respect des obligations contractualisées, la performance objective, et la rentabilité des contrats de services.

Associer les ressources internes

Les intervenants participent activement aux processus intervention : expertise technique, opérations réalisées, mouvements articles, temps passés…

Les temps passés hors interventions comme le nettoyage, le rangement, la formation,… font également l’objet d’un suivi.

Les données de disponibilité, de qualification, d’habilitation de l’intervenant sont gérées afin d’optimiser la préparation des interventions et la démarche de planification.

Réaliser les interventions

De la demande d’intervention initiale à la réception des travaux réalisés, le processus intervention s’adapte efficacement à votre organisation : étapes de qualification, préparation, planification, réalisation…

Vos spécificités métiers sont intégrées : traitement des non conformités, matériovigilance, plans de renouvellement matériels, formations utilisateurs… Pour améliorer la flexibilité, CARL Source propose des traitements adaptés : interventions liées, recopies d’interventions, aide au diagnostic, comptes rendus express…

Accomplir la maintenance préventive et réglementaire

La mise en œuvre des maintenances préventive et réglementaire (Etablissements Recevant du Public, maintenance dispositifs biomédicaux, hotline logiciels…) procède par recopie de gammes selon des règles calendaires, compteurs ou encore événementielles. Plusieurs options optimisent les programmations effectuées : déclenchements multicritères (au matériel ou au modèle près), hiérarchisation des lancements, mode glissant sur réalisation, intégration de la saisonnalité…

Organiser la planification des interventions

Le macro planning donne une vision graphique et interactive (glissé déplacé, changement d’échelle, affichage personnalisé…) des interventions. La démarche de planification met en phase la charge avec les disponibilités des ressources. Elle devient plus précise à mesure que l’on se rapproche de la date d’intervention : affectation à la période, puis à l’équipe, puis à l’intervenant près. Des alertes dynamiques assistent le planificateur dans sa tâche : surcharge, intervention en retard, habilitation insuffisante…

Administrer les achats

Les utilisateurs formalisent sur les demandes d’achat leurs besoins en pièces ou en prestations. Celles-ci sont transformées en commandes puis envoyées aux fournisseurs. Les réceptions réalisées servent de base au contrôle facture.

Tout ou partie de la chaîne achat peut être réalisée au niveau de votre application centrale (MC Kesson, SAP, Siemens Medical, MAGH2,…), interfacée via les connecteurs d’échanges de données proposés.

Pour gagner en efficacité, différents traitements sont implémentés : demandes d’achat multi fournisseurs, conversion unité d’achat/de gestion, achat sur référence spécifique, contrôle de dépassements budgétaires, régularisations, litiges sur livraisons, notation des fournisseurs…

Maîtriser les coûts

La maîtrise des coûts est essentielle au pilotage de l’activité. Elle s’organise par exercice selon les trois axes du modèle comptable : la comptabilité analytique, le contrôle de gestion et la comptabilité générale.

Une fois l’exercice clôturé, les données de l’exercice sont figées et les nouvelles écritures s’imputent sur l’exercice suivant.

Analyser l’activité

CARL Source inclut une bibliothèque complète de rapports d’édition et d’analyse : tableau de bord de l’activité ; tri ABC des lots techniques, des bâtiments par coût d’intervention ; répartition des coûts par UF ; analyse des symptômes, causes, remèdes par équipement…

En plus des rapports d’impression standards, l’utilisateur peut se constituer une bibliothèque de rapports personnalisés.

Élaborer son tableau de bord

CARL Source intègre une bibliothèque d’indicateurs standards : équipements en panne, interventions en cours, expiration des garanties, contrats à échéances… Vous les visualisez ou en construisez de nouveaux très facilement. Vous regroupez vos indicateurs pertinents afin de constituer votre tableau de bord personnel : celui-ci s’affichera automatiquement dès votre connexion à CARL Source sous forme de graphiques simples et personnalisables (ex : feu rouge, vert ou orange).

D’un coup d’œil, vous repérez les éventuelles anomalies ; d’un simple clic, vous accédez à l’information vous permettant une prise de décision.