Un des points le plus difficile à régler est de faire perdre les habitudes anciennes. En effet, il faut se heurter très souvent au scepticisme des utilisateurs qui ont souvent ce commentaire « cela fait 10 ans que l’on fonctionne avec nos méthodes et on ne voit pas pour quelles raisons nous serions amenés à en changer ».
Le retour d’expérience des entreprises ayant opté pour un progiciel de GMAO se caractérise par deux attitudes très distinctes :
a) Lorsque les entreprises (petites PME /PMI) ne disposent pas des capacités d’expertises ou des compétences nécessaires au sein de leur employés, les décideurs sont amenés, dans la majorité des cas, à faire un choix souvent subjectif en fonction des arguments et des propositions qui leur sont faites par les vendeurs de progiciels de GMAO. Les risques alors deviennent importants : le produit ne peut répondre que partiellement aux besoins de l’entreprise. Il est peut être cher à exploiter et à maintenir. Les retards de production induits par des mauvais fonctionnements du logiciel peuvent conduire la société à voir son image de marque dégradée et à s’exposer à des pertes de parts de marché.
b) Quand l’entreprise dispose des moyens internes ou de sous-traitance pour élaborer le cahier des charges fonctionnel, ceci la met partiellement à l’abri de mauvais choix fonctionnels relatifs à ses besoins. L’avantage de cette méthode, gourmande et temps et en argent durant la phase de spécification, est de pouvoir disposer de réponses multiples suite à des appels d’offres basés sur le cahier des charges fonctionnel client. La décision d’achat définitif, faite souvent par un comité ad.hoc, permet de minimiser les risques ultérieurs grâce à une appréciation multidisciplinaire.
L’utilisation de logiciels de traitement de texte s’est banalisée dans tous les secteurs de l’activité économique malgré les réticences initiales devant la nouveauté d’un écran, d’un clavier et d’une souris. L’introduction dans les entreprises d’un outil de GMAO ne déroge pas à la règle.
Il faut préparer le personnel à ce changement graduel de mentalité dans ses activités, se fixer des objectifs à court terme et surtout les informer régulièrement sur les gains de productivité obtenus avec l’outil de GMAO. Il est fondamental que les personnes qui alimentent en données les progiciels de GMAO en perçoivent les retombées et constatent que les efforts qui leurs sont demandés sont stratégiques pour l’entreprise.
Ce n’est qu’à ce prix que les efforts entrepris auprès de toutes les catégories de personnels seront couronnés de succès. La meilleure preuve d’une GMAO bien implantée se constate quand l’informatique est défaillante et qu’il n’est plus possible d’avoir accès aux fonctionnements des équipements d’une installation industrielle. L’ensemble du personnel est alors privé de son outil de management de ses investissements et le fonctionnement risque de se voir paralyser pendant quelques heures.
Un progiciel de GMAO répondant à tous les besoins d’une entreprise se doit être aussi indispensable que le téléphone ou que la caisse à outils du mainteneur.