Gestion Technique du patrimoine et GMAO pour les collectivités et administrations
Villes, agglomérations, métropoles, régions, départements
La Gestion Technique du patrimoine (ou GMAO), enjeu stratégique des collectivités
« Une ville, une agglomération, une métropole c’est de la voirie et du bâti, des espaces verts et de la signalisation, de l’eau claire et des égouts, du chauffage et des véhicules. Il peut y avoir un port ou un aérodrome et on y compte souvent les établissements scolaires par centaines. C’est un challenge incroyable », s’enthousiasme Frédéric Boutier, responsable commercial chez CARL Berger-Levrault.
La GTP/GMAO des collectivités implique en effet une profusion d’acteurs publics et privés, de services techniques spécialisés, de prestataires externes pointus. Son bon fonctionnement concerne des milliers -au moins !- d’utilisateurs, parmi lesquels les élus, qui ont besoin d’indicateurs de la satisfaction de leurs usagers et de l’optimisation de l’argent dépensé.
Tout part du territoire, et il faut le connaître parfaitement.
La première marche : connaître son patrimoine grâce à la GMAO/GTP
Le SIG -comme Système d’information géographique– propose une représentation visuelle de toutes les informations géoréférencées relatives à un bâtiment ou un territoire. Une cartographie qui comporte plusieurs « couches » d’informations en fonction de ce qu’on veut en faire.
Dans l’œil de la GTP/GMAO, cela signifie par exemple les cotes d’une salle (du métrage de moquette à la surface vitrée), le passage des conduites d’eau sous la voirie, les relevés adressés par des capteurs de tout type, les bouches d’incendie d’une ville ou la localisation, au mètre près, de chacun des 70 000 arbres, histoire de planifier leur élagage…
…afin d’être l’outil d’une gestion complète de la maintenance des actifs
C’est sur cette cartographie que sont produites les arborescences du système GTP/GMAO.
Chaque équipement peut être doté d’une étiquette et d’un QR code donnant accès à une description complète de tout ce qu’un agent, un technicien ou un sous-traitant peut avoir besoin de savoir lors d’une visite ou d’une intervention. La mobilité de la solution, accessible sur tablette ou smartphone, est alors un vrai plus pour des services techniques très nomades.
Au-delà du guidage éclairé des intervenants, des contrôles et interventions, de la planification des travaux, la GTP/GMAO est l’outil de gestion d’un patrimoine immobilier tentaculaire, avec tout ce que cette gestion comporte d’inventaires, de logistique, de traçabilité. De l’utilisation de l’espace au prêt des matériels, de l’entretien quotidien aux grands travaux, c’est une solution de maintenance à laquelle on peut demander bien davantage.
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Avec la GTP/GMAO, la collectivité rallie tous les métiers
La maintenance d’une collectivité recouvre tous les métiers techniques, auxquels il faut ajouter la planification. En connexion avec l’outil RH, on peut ouvrir dans CARL Source une plateforme de gestion des disponibilités de chaque technicien et de ses habilitations, permis et compétences. La solution GMAO instaure des process qui sont autant de garde-fous au profit de la collectivité, qui peut être appelée à rendre des comptes.
Au sein des services techniques, il arrive que chaque métier ait son propre outil d’organisation, un cahier ou un tableur, parfois même un simple rituel oral ! Or pour que l’outil GTP/GMAO donne sa pleine puissance, il faut que tous l’adoptent. C’est notamment pourquoi, tout sophistiqué qu’il soit, CARL Source brille par sa simplicité d’utilisation.
La co-construction, clé de la réussite d’un projet GMAO :
Les maçons se souciant peu des espaces verts -et vice-versa- l’outil sait proposer à la fois un socle commun, celui des informations essentielles pour tous, et une approche service par service. Les consultants de CARL Berger-Levrault s’attachent à ce double objectif dès les premières heures de la mission, de l’appel d’offres à la phase d’implémentation. Ils procèdent par déploiements successifs, en prenant le temps de comprendre et d’intégrer les particularités et les attentes de chaque métier et chaque structure.
Embarquer tout le monde et motiver chacun, par-delà les habitudes de travail et les réticences au changement, ce sont les conditions de la réussite du projet GMAO. Pour cela, rien ne vaut la patience, l’écoute et la co-construction.
En outre, une collectivité accueille différents circuits de décision où les points de validation sont nombreux et propres à chaque type de structure, de département, de service. Là encore, une bonne démarche de GTP/GMAO permettra que chacun ait pu mettre son grain de sel et son épice personnelle. C’est ainsi qu’un portail GTP/GMAO peut se voir confier une mission hors maintenance comme la gestion du parc automobile, parce que cette demande aura été exprimée lors des phases de construction collective.
Replay de l’atelier du BL.Day « Vers une transition écologique et numérique de vos bâtiments publics »
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Orchestrer les travaux et leurs incidences
Corrective, préventive la maintenance doit également assister la collectivité dans la gestion des travaux neufs. La GTP/GMAO est alors l’outil de l’anticipation. Elle permet de programmer le recours aux nombreux corps de métiers ainsi que les conséquences de leurs interventions sur la vie de la collectivité (fermetures, déviations).
En facilitant l’analyse des incidences budgétaires des différentes options, elle objective la priorisation entre deux chantiers urgents.
Une des spécificités du patrimoine que doit pérenniser la collectivité c’est qu’il peut être ancien, c’est-à-dire à la fois désuet, précieux et classé. Consultation des Architectes des Bâtiments de France, programme de grands travaux, conciliation entre normes modernes et préservation de l’ancien… pour la GTP/GMAO, ces particularités complexes sont juste des paramètres supplémentaires.
Garantir avec la GMAO la satisfaction des citoyens et des élus
Pour une collectivité, la GTP/GMAO sert à garantir le maintien en condition opérationnelle du patrimoine et à optimiser la satisfaction de ses utilisateurs -dont les agents et personnels-, les clients, administrés et élus.
Les élus sont des utilisateurs particuliers qui attendent un reporting et des résultats, au-delà de purs critères économiques : à leurs yeux, la bonne gestion du parc immobilier, son occupation optimale et la satisfaction des usagers priment bien souvent sur les considérations de productivité. Le premier bénéfice de la GTP/GMAO, c’est le partage de savoir et d’expériences, facteur de qualité de l’acte technique, donc de satisfaction de l’utilisateur final.
Le portail de la solution GTP/GMAO leur propose de nombreux outils et des indicateurs, ainsi que des tableaux de bord permettant de suivre factuellement la réalisation des travaux de maintenance et des contrats de sous-traitance. Avec la solution GTP/GMAO, l’élu a les moyens de piloter finement la relation contractuelle et sa renégociation à échéance.
La maintenance devient un acteur central dans la pérennité des investissements et leur mise en condition opérationnelle au service de la collectivité.
Enfin, la GTP/GMAO intègre les exigences spécifiques aux commissions de sécurité. Elle met à disposition des personnels concernés tout ce qui leur permet de satisfaire aux demandes de certificats de conformité, elle conserve la trace de tous les contrôles.
Les points clés de la Gestion Technique du Patrimoine pour les collectivités :
- L’intégration de l’outil SIG, véritable matrice de la gestion de la collectivité.
- Une GMAO unique pour l’ensemble des services techniques et du patrimoine des collectivités.
- La garantie du maintien en condition opérationnelle des équipements, bâtiments, infrastructures… d’une collectivité.
- L’optimisation de la relation avec les élus et la satisfaction des usagers.
Notre solution de GTP/GMAO dédiée aux collectivités et administrations : CARL Source City
